Członkowie organów korporacyjnych mogą brać zdalny udział w posiedzeniach spółek kapitałowych (w tym także wykonywać prawo głosu nad podejmowanymi w jego toku uchwałami) z każdego miejsca, w którym się aktualnie znajdują, jeśli tylko połączą się w tym samym czasie z pozostałymi uczestnikami posiedzenia przy pomocy środków komunikacji elektronicznej. Mogą również skorzystać z innych form podejmowania uchwał, które nie zmuszają ich do osobistego udziału w posiedzeniu. Należy jednak spełnić kilka warunków, tak by podejmowane w ten sposób decyzje były ważne i skuteczne.
Posiedzenie zdalne zarządu
W spółce z o.o. i w spółce akcyjnej uchwały mogą być podejmowane podczas posiedzenia zarządu przy wykorzystaniu środków bezpośredniego porozumiewania się na odległość lub poza posiedzeniem – w trybie pisemnym. Dodatkowo członkowie zarządu mogą brać udział w podejmowaniu uchwał zarządu oddając swój głos na piśmie za pośrednictwem innego członka zarządu. Jeśli spółka nie chce dopuścić do organizowania zdalnych posiedzeń organów (np. w ramach telekonferencji lub wideokonferencji) to rozwiązanie to należy wyraźnie wyłączyć w umowie lub statucie spółki. W umowie lub statucie spółki można też wprowadzić ograniczenia w zakresie uczestnictwa w posiedzeniach zarządu w omawianym trybie, np. zawężając tę możliwość do określonych spraw bądź wyłączając ją w odniesieniu do określonych spraw.
Należy pamiętać, że w spółkach akcyjnych ustawodawca przewidział konieczność wprowadzenia regulaminu posiedzeń zarządu organizowanego w trybie zdalnym. Obowiązek ten dotyczy wszystkich organów spółki akcyjnej (zarząd, rada nadzorcza, zgromadzenie akcjonariuszy), które będą podejmować uchwały w tym trybie. W spółce z o.o. nie ma takiej konieczności, ale z punktu widzenia ochrony danych osobowych i tajemnicy przedsiębiorstwa wskazane jest ustalenie jasnych zasad uczestnictwa w posiedzeniach zdalnych.
W przypadku przeprowadzania posiedzenia zarządu zdalnie obowiązują analogiczne zasady podejmowania uchwał, jak przy tradycyjnym posiedzeniu. W szczególności uchwały zarządu mogą być powzięte, jeżeli wszyscy członkowie zostali prawidłowo zawiadomieni o posiedzeniu zarządu. Uchwały zarządu sp. z o.o. zapadają bezwzględną większością głosów. Uchwały zarządu spółki akcyjnej zapadają również bezwzględną większością głosów, chyba że wspólnicy w statucie postanowią inaczej.
Uchwały zarządu mogą być powzięte, jeżeli wszyscy członkowie zostali prawidłowo zawiadomieni o posiedzeniu zarządu. Zawiadomienie może mieć postać sformalizowaną (list polecony, poczta kurierska za potwierdzeniem odbioru, poczta elektroniczna z potwierdzeniem) albo niesformalizowany (telefonicznie, ustnie), jednakże ta ostatnia forma nie jest polecana ze względów dowodowych.
Posiedzenia zdalne Rady Nadzorczej
Analogiczne rozwiązanie jak w przypadku organizacji posiedzeń zarządu w trybie zdalnym ustawodawca wprowadził również do posiedzeń rady nadzorczej spółki z o.o. oraz spółki akcyjnej. Wprowadzone zmiany dotyczą podejmowania uchwał przez radę nadzorczą w trybie pisemnym, w trybie zdalnym oraz głosowania za pośrednictwem innego członka rady nadzorczej.
W przypadku obu spółek kapitałowych oddanie głosu na piśmie nie jest możliwe w sprawach wprowadzonych do porządku obrad na posiedzeniu rady nadzorczej. Dodatkowo uchwały podjęte pisemnie lub w trybie zdalnym są ważne wówczas, gdy wszyscy członkowie rady zostali powiadomieni o treści projektu uchwały. Z przebiegu posiedzenia rady nadzorczej sporządza się protokół.
W podjęciu takiej uchwały musi uczestniczyć co najmniej połowa członków rady. Oczywiście umowa lub statut spółki może przewidywać surowsze wymagania dotyczące podejmowania uchwał w tych trybach. Uchwały rady nadzorczej spółki akcyjnej zapadają bezwzględną większością głosów, chyba że statut stanowi inaczej. Statut może przewidywać, że w przypadku równości głosów rozstrzyga głos przewodniczącego rady nadzorczej.
Warto zauważyć, że rada nadzorcza może podejmować uchwały w trybie pisemnym lub przy wykorzystaniu środków bezpośredniego porozumiewania się na odległość także w sprawach, dla których umowa spółki przewiduje głosowanie tajne, o ile żaden z członków rady nadzorczej nie zgłosi sprzeciwu.
Wprowadzonymi zmianami został rozszerzony również katalog decyzji, które rada nadzorcza może podejmować przy wykorzystaniu trybów pisemnego i zdalnego. Zmiany wprowadziły możliwość powołania i odwołania przewodniczącego i wiceprzewodniczącego rady nadzorczej, powołania członka zarządu oraz odwołania i zawieszenia w czynnościach tych osób.
Do odbywania posiedzeń rady nadzorczej spółki akcyjnej w trybie zdalnym konieczne jest przyjęcie stosownego regulaminu posiedzeń w tym właśnie trybie. W przypadku spółki z o.o. zgromadzenie wspólników może uchwalać regulamin rady nadzorczej, określający jej organizację i sposób wykonywania czynności, ale nie jest to obligatoryjne, jak w przypadku spółki akcyjnej. Zgromadzenie wspólników sp. z o.o. może upoważnić radę nadzorczą do uchwalenia jej regulaminu.
Powyższe zasady stosuje się odpowiednio do komisji rewizyjnej.
Posiedzenia zdalne walnego zgromadzenia
Na początek ogólna uwaga. Korzystając z nowych rozwiązań organy korporacyjne ( w tym zarząd i rada nadzorcza) nie mogą zapomnieć o dokonaniu prawidłowego zawiadomienia o posiedzeniu. Co za tym idzie zasadnym będzie dokonanie zawiadomienia również przy użyciu środków porozumiewania się na odległość, np. za pośrednictwem korespondencji elektronicznej. W zawiadomieniu określić należy w jaki sposób ono się odbędzie, co będzie przedmiotem posiedzenia, sposób wypowiedzi, wykonywania prawa głosu oraz wniesienia sprzeciwu od powziętych wówczas uchwał. Mimo nowej formy powinny być spełnione warunki formalne dla posiedzeń i podejmowania uchwał tj. sporządzenie protokołu, wskazanie liczby obecnych osób na posiedzeniu, oddanych głosów oraz prawidłowej konstrukcji uchwał. Posiedzenie powinno zagwarantować identyfikację i komunikację w czasie rzeczywistym wszystkich osób biorących w nim udział i umożliwiać wypowiedzenie się co do kwestii będących przedmiotem obrad. Wspólnicy i członkowie organów powinni zostać również poinformowani o sposobie uwierzytelnienia ich tożsamości (ang. autentification) celem skorzystania ze środków komunikacji elektronicznej.
W przypadku zwołania zgromadzenia wspólników lub walnego zgromadzenia z jednoczesnym zawiadomieniem o możliwości uczestniczenia w nim za pośrednictwem środków komunikacji elektronicznej nie można wykluczyć ani zabronić wspólnikom możliwości osobistego uczestniczenia w takim zgromadzeniu. Musi też zostać również zapewniona możliwość zweryfikowania tożsamości osób uczestniczących w ten sposób w zgromadzeniu wspólników.
Aby zgromadzenie wspólników czy walne zgromadzenie mogło się odbyć zdalnie, należy zorganizować je w ten sposób, aby osoby przebywające poza miejscem obrad (czyli osoby biorące udział w posiedzeniu zdalnie) miały możliwość dwustronnej komunikacji oraz realną i rzeczywistą możliwość zabierania głosu i podejmowania uchwał, czy składania sprzeciwu. Oczywiście umowa czy statut może wykluczyć możliwość przeprowadzania posiedzeń w trybie zdalnym. O udziale w walnym zgromadzeniu w sposób zdalny postanawia osoba zwołująca zgromadzenie. Zwrócić uwagę należy, aby posługując się nowymi rozwiązaniami zapewnione zostały standardy bezpieczeństwa transferu danych i ochrony przetwarzanych informacji.
Odnośnie warunków przeprowadzenia walnego zgromadzenia wspólników spółki z o.o. za pośrednictwem środków komunikacji elektronicznej szerzej była mowa w przednim artykule (patrz tutaj). W przypadku spółki akcyjnej sytuacja przedstawia się podobnie.
W kwestii samego zwoływania zgromadzenia przepisy nie uległy zmianie i zawiadomienia zwołujące nadal powinny zostać wysłane listem poleconym lub przesyłką kurierską do wspólników co najmniej na dwa tygodnie przed planowaną datą zgromadzenia, chyba że wspólnik w pisemnym oświadczeniu wskazał adres poczty elektronicznej i wyraził zgodę na otrzymywanie zawiadomień w ten sposób.
Zasady zdalnego uczestnictwa w posiedzeniach walnego zgromadzenia powinny być ustalone przez radę nadzorczą w formie regulaminu. Regulamin winien określać szczegółowe zasady udziału w walnym zgromadzeniu przy wykorzystywaniu środków komunikacji elektronicznej. Regulamin nie może określać wymogów i ograniczeń, które nie są niezbędne do identyfikacji akcjonariuszy i zapewnienia bezpieczeństwa komunikacji elektronicznej.
Z posiedzenia zdalnego powinien zostać sporządzony protokół opatrzony podpisem co najmniej przewodniczącego z dołączoną listą obecności. W odniesieniu do osób uczestniczących w zgromadzeniu za pośrednictwem środków komunikacji na odległość na liście obecności powinna zostać złożona stosowna adnotacja o tym, że dana osoba w zgromadzeniu uczestniczyła.
Wymaga podkreślenia, że ustawodawca nie określił sposobu głosowania tajnego dla uchwał podejmowanych w trybie zdalnym. To po stronie spółki jest więc zapewnienie takiego narzędzia, które umożliwi podejmowanie uchwał z zapewnieniem tajności głosowania – w przypadkach, w których takie głosowanie jest wymagane czyli np. przy wyborach członków organów, nad wnioskami o odwołanie członków organów spółki, o pociągnięcie ich do odpowiedzialności, w sprawach osobowych. W tym celu warto skorzystać z dodatkowej aplikacji, posiadającej co najmniej możliwość weryfikacji tożsamości głosujących osób (np. za pomocą hasła), bezpieczne oddanie głosu (szyfrowane) i wykluczenie możliwości więcej niż jednego głosowania. Jeśli wybrane narzędzie nie umożliwia przeprowadzenia głosowania tajnego, uchwała nie może zostać podjęta podczas posiedzenia w trybie zdalnym. Jej podjęcie z naruszeniem wymogu zapewnienia tajności głosowania może być przesłanką nieważności tak podjętej uchwały.
Może się okazać się konieczne, aby system pozwalał na wyłączenie wspólnika od głosowania (np. jeżeli wspólnik powinien się wyłączyć od głosowania w sprawach jego dotyczących odpowiedzialności osobistej wspólnika).
Dopuszczalność udziału w walnym zgromadzeniu przy wykorzystaniu środków komunikacji elektronicznej nie oznacza dopuszczalności wirtualnych zgromadzeń. Walne zgromadzenie musi się odbyć w siedzibie spółki (w spółce publicznej w miejscowości będącej siedzibą spółki prowadzącej rynek regulowany) bądź w miejscu określonym w statucie. W miejscowości tej będzie musiał przebywać notariusz oraz przewodniczący walnego zgromadzenia. Udział w walnym zgromadzeniu przy wykorzystaniu środków komunikacji elektronicznej dotyczy również posiadaczy świadectw tymczasowych, użytkowników i zastawników akcji, jeżeli mają oni prawo głosu, oraz pełnomocników akcjonariuszy.
Podejmowanie uchwał przez organy spółek w trybie pisemnym
Głosowanie pisemne odbywa się co do zasady w dwóch etapach. Najpierw inicjator głosowania pisemnego, którym mogą być organy spółki, poszczególni ich członkowie oraz każdy ze wspólników, rozsyła każdemu ze wspólników czy członkowi organu oświadczenie o wyrażeniu zgody na przeprowadzenie głosowania pisemnego. Zgoda na przeprowadzenie głosowania pisemnego nie może mieć charakteru blankietowego, lecz musi wskazywać konkretnie co do jakich spraw jest wyrażana. Brak jest przeciwwskazań, aby przesłanie oświadczeń do wspólników odbyło się za pośrednictwem poczty elektronicznej.
O ile oświadczenia mogą trafić do wspólników czy członków organów w dowolnej formie, o tyle zgoda musi już zostać wyrażona przez wspólników w formie pisemnej. Oznacza to, że wspólnicy/członkowie organu po otrzymaniu oświadczeń muszą je podpisać oraz odesłać na adres korespondencyjny Spółki. Oczywiście można to zrobić podpisem kwalifikowanym. Co istotne wspólnicy nie mogą w umowie czy statucie spółki złagodzić wymogu formy pisemnej wprowadzając możliwość wyrażenia takiej zgody np. w formie ustnej.
Warunkiem przejścia do drugiego etapu jest wyrażenie jednomyślnej, pisemnej zgody przez wszystkich wspólników/członków organu spółki.
Po uzyskaniu zgody wszystkich wspólników/członków organu możliwe jest przejście do etapu drugiego obejmującego właściwe głosowanie nad uchwałami. Na tym etapie inicjator przesyła wszystkim wspólnikom/członkom organu projekty uchwał, co do których wyrażono zgodę na głosowanie pisemne, zakreślając termin do oddania głosu. Na tym etapie wspólnicy/członkowie organu podejmują uchwały większością oraz kworum wymaganym przez ustawę lub umowę bądź statut spółki. Podobnie jak na pierwszym etapie, uchwały winny być podpisane osobiście lub podpisem kwalifikowanym oraz z dochowaniem zakreślonego terminu, odesłane w formie pisemnej na adres Spółki.
Po upływie zakreślonego wspólnikom terminu, inicjator (organizator) głosowania sporządza protokół zawierający wszystkie wymagane informacje, w tym o sposobie i wyniku głosowania, jednocześnie stwierdzając podjęcie lub odmowę podjęcia uchwały, a następnie zawiadamia o tym wspólników/członków organu.
Możliwe jest, aby wyrażenie zgody na głosowanie pisemne oraz oddanie głosu w sprawie uchwały następowały jednocześnie. W takim wypadku inicjator głosowania powinien już na pierwszym etapie przesłać wspólnikom oświadczenia o wyrażeniu zgody wraz z uchwałami.
Podjęcie uchwały w trybie pisemnym poprzez złożenie własnoręcznego podpisu bądź przy wykorzystaniu kwalifikowanego podpisu elektronicznego będzie co do zasady skuteczne. Problem, jaki pojawia się przy wykorzystaniu takiej formy, dotyczy przedmiotu podejmowanych uchwał. O ile bowiem w odniesieniu do uchwał dotyczących kwestii wewnętrznych spółki taka forma nie powinna powodować żadnych problemów, tak w odniesieniu do uchwał, odnośnie do których głosowanie pisemne jest wyłączone może być to problem.
Przeprowadzenie głosowania pisemnego będzie niedopuszczalne, gdy zostało ono wyłączone w umowie lub statucie spółki bądź zgodnie z przepisami ustawy wymagane jest zwołanie zgromadzenia wspólników, m.in. dotyczy to otwarcia likwidacji, podziału i przekształcenia spółki, zawarcia przez spółkę umowy pożyczki lub kredytu, a także poręczenie, umorzenia udziałów.
Choć nie ma oficjalnego zakazu odnośnie głosowań tajnych w trybie pisemnym, należy pamiętać, że trudno w wówczas zachować niezbędną anonimowość wobec pozostałych wspólników i przewodniczącego. W tym przypadku lepiej też zdecydować się na głosowanie zdalne podczas zgromadzenia wspólników.
Głosowanie w trybie obiegowym (kurenda)
Głosowanie w trybie obiegowym może być zainicjowane przez organy spółki, poszczególnych ich członków oraz każdego ze wspólników. Inicjator w tym calu powinien przesłać wszystkim wspólnikom lub członkom organu jednobrzmiący tekst uchwały poddanej pod głosowanie w tym trybie wraz z informacją o zamiarze przeprowadzenia głosowania w trybie obiegowym.
Warunkiem podjęcia uchwały w tym trybie jest wyrażenie jednomyślnej, pisemnej zgody na treść uchwały przez wszystkich wspólników czy członków organu spółki, w tym również wyłączonych od głosowania z mocy prawa. W praktyce odbywa się to poprzez podpisanie się przez wspólników/ członków organu pod treścią przyszłej uchwały (obiegowo, jeden po drugim), choć możliwe jest również złożenie oświadczenie przez każdego ze wspólników na odrębnym dokumencie.
Jeżeli którykolwiek ze wspólników wstrzyma się od głosu, zagłosuje przeciwko lub głosu nie odda, to uchwała nie zostanie podjęta. Również w tym przypadku wspólnicy nie mogą w umowie spółki złagodzić wymogu formy pisemnej wprowadzając możliwość wyrażenia takiej zgody np. w formie ustnej.
Choć wskazane przepisy nie rozwiązują wszystkich problemów i nie rozwiały wszelkich wątpliwości, świadczą o stopniowej liberalizacji prawa spółek. Im prostsze prawo, tym mniejsza biurokracja.
Adw. Agnieszka Pyczek
Zachęcamy do kontaktu z nami przy pomocy formularza dostępnego na naszej stronie a także poprzez nasz profil na Facebooku