Umowa o zachowaniu poufności (NDA) jest mechanizmem mającym na celu zabezpieczenie przedsiębiorcy przed ujawnieniem informacji, które stanowią dla niego wartość gospodarczą. Umowa może dotyczyć w szczególności kwestii finansowych, sposobu działania przedsiębiorstwa, pomysłów biznesowych, stosowanych rozwiązań, technologii, know-how, projektów organizacyjnych, biznes planu, wyników badań rynkowych, informacji na temat klientów, dostawców, produktów, zasad ustalania cen, sposobów prowadzenia przedsiębiorstwa przez stronę ujawniającą, itd. W razie potrzeby strony mogą rozszerzyć definicję poufności w umowie NDA, obejmując jej zakresem także takie informacje, które nie spełniają jednej z wyżej wymienionych przesłanek. NDA zabezpiecza zatem informacje, z których przedsiębiorca korzysta, aby wypracowywać przewagę konkurencyjną wobec innych podmiotów działających na rynku.
Co powinna zawierać umowa NDA?
NDA zazwyczaj stanowi odrębny od „umowy głównej” (np. umowy inwestycyjnej, umowy o współpracy) dokument, choć nie ma przeciwwskazań, aby postanowienia dotyczące poufności znalazły się w „umowie głównej”.
W zależności od konkretnej sytuacji, zobowiązanie do zachowania poufności może dotyczyć dwóch (lub więcej) stron umowy lub jednej z nich.
W umowie NDA należy wskazać możliwie precyzyjny zakres informacji, które strona uznaje za poufne, mając na uwadze, że w umowie NDA można zawęzić lub rozszerzyć ustawową definicję tajemnicy przedsiębiorstwa. W przypadku, gdy w umowie zakres informacji poufnych został wskazany nieprecyzyjnie, w razie ujawnienia informacji poufnych, strona ujawniająca może mieć trudność z wykazaniem, że ujawnione informacje były faktycznie chronione przez NDA.
Niezwykle istotne jest, aby zobowiązanie do zachowania poufności zostało należycie zabezpieczone. Dzięki temu, NDA nie będzie tylko deklaracją stron, a będzie stanowić zobowiązanie zagrożone realną i egzekwowalną sankcją. Najpopularniejszym i najwygodniejszym sposobem zabezpieczenia zobowiązania do zachowania poufności jest nałożenie na podmiot naruszający NDA obowiązku zapłaty kary umownej. Skuteczne zastrzeżenie kary umownej umożliwia dochodzenie zryczałtowanego odszkodowania na drodze postępowania sądowego, bez konieczności udowodnienia wysokości poniesionej szkody. W ewentualnym procesie sądowym należy wówczas jedynie wykazać, że okoliczności, o których mówi postanowienie zaistniały, w związku z czym kara umowna jest należna.
Wysokość kary umownej powinna odpowiadać bezpośrednio wartości szkody na jaką zostanie narażona strona w przypadku ujawnienia informacji poufnych. A zatem w przypadku, gdy w umowie kara umowna zostanie określona jako 10 mln zł, nie będzie to oznaczało, że w toku procesu sądowego sąd „automatycznie” zasądzi karę umowną w tej wysokości. Powszechną praktyką jest bowiem zgłoszenie przez stronę przeciwną zarzutu, w którym będzie żądać obniżenia (tak zwanego „miarkowania”) kary umownej przez sąd. Decydując czy faktycznie powinno dojść do miarkowania kary umownej, sąd każdy przypadek rozważy indywidualnie, przy uwzględnieniu wszystkich okoliczności sprawy, a przede wszystkim „wartości” ujawnionej informacji poufnej dla przedsiębiorcy. Należy jednak mieć na uwadze, że zastrzeżenie kary umownej w znacznej wysokości może stanowić „zabieg psychologiczny”, który będzie zniechęcać drugą stronę do ujawniania informacji poufnych. Więcej informacji dotyczących maksymalnej wysokości kar umownych oraz ewentualnego ich miarkowania przez sąd znajduje się w tym artykule.
Jakie informacje nie stanowią informacji poufnej.
Istnieją informacje, które choć istotne dla przedsiębiorcy, nie stanowią jednak informacji poufnych, a tym samym zasadniczo nie będą mogły stać się przedmiotem umowy NDA. Do informacji tych należą przede wszystkim:
- informacje ujawnione w KRS (m.in. adres rejestrowy, NIP, REGON, dane o wspólnikach, dane o zarządzie spółki, informacja o złożonych sprawozdaniach finansowych) oraz w innych powszechnie dostępnych rejestrach i ewidencjach,
- informacje powszechnie znane, w tym znajdujące się na stronie internetowej przedsiębiorcy, w tym informacje o sprzedawanych produktach lub świadczonych usługach, oferty, ceny,
- dostępne publicznie specyfikacje techniczne produktów, usług.
- informacje, które zostaną przekazane z wyraźnym pisemnym zwolnieniem z zachowania poufności lub zwolnieniem z zakazu jawnego wykorzystywania.
Czy można wprowadzić klauzulę poufności tylko w zakresie wynagrodzenia?
Tak. Klauzula poufności wynagrodzenia może zabezpieczyć pracodawcę przed ujawnianiem zarobków między pracownikami oraz przed ujawnieniem wysokości zarobków konkurencji,która wtedy miałaby łatwiejsze pole manewru, jeśli chodzi o pozyskanie pracowników. Z drugiej strony umowa o poufności z pracownikiem na temat jego wynagrodzenia, to również zabezpieczenie jego danych osobowych ze strony pracodawcy. Klauzule te nie zawsze są zawarte w umowie, równie dobrze mogą być zbiorczą zasadą panującą w firmie, która jest wpisana na przykład do regulaminu pracy czy regulaminu wynagradzania.
Co jeśli szkoda przewyższa wartość kar umownych przewidzianych w NDA?
Przykładowo, strony przewidziały, że sankcją za każde naruszenie zobowiązania do zachowania poufności jest kara umowna w kwocie 100.000 zł, a strona ujawniająca wycenia szkodę na 300.000 zł. W tej sytuacji należy pamiętać, że jeżeli strony nie zastrzegły wprost, że możliwe jest dochodzenie odszkodowania przewyższającego zastrzeżoną kwotę kary umownej (tj. 100.000 zł), górną granicą odszkodowania będzie określona kwota kary umownej. W interesie strony przekazującej informacje poufne jest zatem, aby każdorazowo zawrzeć postanowienie, dzięki któremu możliwe jest dochodzenie odszkodowania przewyższającego zastrzeżoną kwotę kary umownej.
Jak długo obowiązuje NDA?
Umowa o zachowaniu poufności powinna zostać zawarta na czas określony, przeważnie od kilku miesięcy do kilku lat. Co do zasady, umowa o zachowaniu poufności powinna obowiązywać tak długo jak dana informacja, w posiadanie której weszła druga strona może zostać uznana za posiadającą wartość gospodarczą, nie została udostępniona do wiadomości publicznej. A zatem dobrze skonstruowane zobowiązanie do zachowania poufności powinno trwać nawet po wygaśnięciu lub rozwiązaniu umowy w związku z którą zostało dokonane.
Trzeba pamiętać o zastrzeżeniu, aby zobowiązanie chroniło stronę której informacje poufne dotyczą również w sytuacji, gdy nie dojdzie do finalizacji „umowy głównej” – transakcji gospodarczej, w związku z którą strony zawarły umowę NDA.
Co do umów zawieranych na czas nieoznaczony, to dominuje pogląd że umowa o zachowaniu poufności zawarta na czas nieoznaczony może zostać wypowiedziana przez drugą stronę w każdym czasie. Istnieje więc ryzyko, że druga strona wypowie taką umowę w każdym czasie, co często okazuje się dla strony której informacje poufne dotyczą, bardzo niekorzystne. Obowiązki wynikające z umowy NDA wówczas z dnia na dzień ustają, o ile strony nie zastrzegły jej odpowiednio długiego okresu wypowiedzenia.
Jakie działania podjąć w celu ochrony informacji poufnych?
W przypadku „wycieku” informacji poufnych, strona której informacje poufne dotyczą może mieć trudność z udowodnieniem, że zobowiązany nie dochował należytej staranności, ale mając konkretne nakazy jako punkty odniesienia – może wywodzić konsekwencje z naruszenia właśnie ich. Przykładowo, można do umowy o zachowaniu poufności wprowadzić:
- zasady przechowywania informacji poufnych na nośnikach, przechowywania w formie elektronicznej, przechowywania w chmurze,
- zasady przesyłania i udostępniania informacji poufnych pomiędzy stronami umowy (np. użycie szyfrowanych kanałów komunikacji),
- obowiązek poinformowania personelu o określonych zasadach bezpieczeństwa informacji poufnych lub właściwego przeszkolenia personelu,
- obowiązek usunięcia, zwrotu lub zniszczenia informacji kiedy staną się nieprzydatne (a najpóźniej w chwili zakończenia obowiązywania zobowiązania do zachowania poufności).
Skutkiem naruszenia, jaki powinna zastrzegać umowa, jest możliwość natychmiastowego rozwiązania przez przedsiębiorcę umowy głównej, tj. umowy o współpracy lub zatrudnienia. Umożliwi to szybkie zakończenie współpracy z osobą, która bezprawnie wykorzystuje lub przekazuje cenne informacje o firmie.
Kto ma dostęp do informacji poufnych?
Zwykle umowy NDA uprawniają stronę otrzymującą do przekazania informacji poufnych swoim pracownikom. Tak skonstruowana klauzula pomija jednak bardzo istotną grupę osób, a mianowicie współpracowników strony otrzymującej zatrudnionych na podstawie innych umów niż umowa o pracę. Dlatego też umowa NDA powinna zawierać upoważnienie do przekazania informacji poufnych na potrzeby współpracy również takim osobom.
Dla zapewnienia bezpieczeństwa informacji poufnych przekazywanym pracownikom i współpracownikom strony mogą uregulować dodatkowe obowiązki w tym zakresie. W praktyce spotykane są klauzule nakładające obowiązek maksymalnego ograniczenia kręgu osób, którym przekazywane są informacje poufne, sposobu ich przechowywania, obowiązku stosowania dodatkowych systemów zabezpieczeń (2FA uwierzytelnianie wielopoziomowe dostępu do dokumentów, szyfrowanie dokumentów i przekazywania haseł dostępu do nich innym bezpiecznym kanałem komunikacji) czy też dodatkowego poinformowania takich osób o charakterze tych informacji i ich zobowiązaniu na piśmie do zachowania poufności. Również w umowie z pracownikiem możliwe jest dowolne uregulowanie okresu trwania obowiązku zachowania poufności.
Kiedy podpisać umowę NDA a kiedy tylko klauzulę poufności?
Z reguły klauzula poufności jest mniej szczegółowa od umowy NDA i nie występuje samodzielnie. Nie zawsze jest też łączona z karami umownymi. Odnosi się ona z reguły do zapisów jednej, konkretnej umowy, w której taka klauzula jest zawarta, oprócz występujących tam innych postanowień tej umowy. Tymczasem, umową NDA mogą zostać objęte dane ujawniane sobie przez strony w czasie dłuższej współpracy.
Reasumując umowę NDA należy podpisać gdy:
- istnieje konieczność przekazania informacji poufnych na etapie poprzedzającym zawarcie umowy (np. w toku rokowań),
- strony nie przekazywały sobie jeszcze informacji poufnych w ramach istniejącej już umowy zasadniczej
- informacje mają być przekazywane w oparciu o wiele odrębnych od siebie umów zasadniczych
- ujawnieniu podlegać będą informacje odnoszące się zarówno do kwestii objętych umową zasadniczą (tą która określa zasady współpracy stron), a także wykraczającą poza jej ramy.
Wybór pomiędzy klauzulą poufności a umową NDA zależy wyłącznie od woli stron.
W przypadku pytań, zachęcam do kontaktu przy pomocy formularza dostępnego TUTAJ oraz poprzez profil na Facebooku